应选用防灯，防止用电时间过长发生失火。灯光，当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和防火措施。档案室通风也应采用自然风，如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置，温度相对湿度要求如下表。温湿度范围14℃~24℃不小于14℃不大于24℃,有温度调节设备的，温度的变化幅度不得超过温度±2℃,相对湿度45%RH不大于60%RH，有湿度调节设备的相对湿度的日变化幅度不得超过±5%。注意：温、湿度的测量点，是指在地面以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。对于干燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把拖地来保证环境湿度。湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。

在湿度高的天气进行喷涂易造成涂膜发白现象。乳胶涂料多用于涂刷墙体，聚氨酯树脂涂料多用于涂刷墙裙、密集柜、房门等部位。有的聚氨酯树脂涂料中含较多的游离TDI，在涂刷挥发过程中。将会导致乳胶涂料泛黄，因此应避免乳胶涂料和聚氨酯树脂涂料同时施工， 是在聚氨酯树脂涂料完全干燥后再刷乳胶涂料，可避免泛黄现象。油漆涂刷干燥后的密集柜，不放在太阳直射的窗口或门边。
以免紫外线长期照射、导致漆面干裂粉化。漆好的密集柜、严禁用塑料布或报纸长期覆盖，以免漆膜发粘、失去光泽。密集柜沾有污垢可用抹布蘸少量洗衣粉或洗洁精擦拭，然后用清水、抹布擦干净。密集柜应避免用利器刻划，也不要用其它坚硬的东西碰撞。开水杯、热饭锅 不要直接与涂饰面接触，应用衬垫，以免烫坏漆膜。密集柜的漆膜损坏处、应及时补漆，以免木材膨胀，造成起泡、脱皮现象。

密集架荷载是指固定在上面的机械，墙体，家具等等长期不移动的荷载，活荷载是指人的活动以及临时堆载，你堆的货物重量除以面积就是荷载值，一般安装档案密集架应该做活荷载处理， 荷载在建筑设计中已经考虑了。荷载是传递的，力能部分传给周边的板，这就是为什么同时站。4个人在一平米内都不会的原因了。懂得这个原理，你就知道怎么做了，大型档案室在保证承重的情况下，应分组分块平摊开来，避免集中堆载， 保持均布荷载在400KG内。设计荷载是指每平米的承重能力，一般活荷载设计值：住宅为200~250KG，公共建筑为300~400KG。这个荷载一般指一块板(按柱跨分)的平均荷载。比如一个柱跨是8米长4米宽(以四周的梁为界)。